Recuperati 14 fte in 6 mesi
Al fine di rendere più efficienti i processi di Back Office della Direzione Operations, BPER Banca ha scelto di adottare una soluzione di Robotic Process Automation (RPA).
Grazie anche al nostro aiuto, BPER Banca ha potuto:
- velocizzare il controllo di conformità dei documenti, mediante la gestione di migliaia di file al giorno
- recuperare circa 14 fte* in 6 mesi, ovvero il lavoro a tempo pieno di 14 risorse interne
- velocizzare l’operatività ed i processi di lavoro degli operatori di back-office
- aumentare il livello di qualità del servizio offerto, azzerando errori e difformità
- aumentare il controllo dei processi interni da parte del Management
*(full time equivalent, 1 fte = 8h*220gg, in riferimento ad 1 anno di lavoro full time)
Per raggiungere questi obiettivi sono state automatizzate operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto attraverso lo sviluppo di bot all’interno dell’ambiente di lavoro degli utenti coinvolti nel processo.
Di seguito le attività sottoposte alla robotizzazione:
- attività di confronto degli atti con i documenti interni
- operazioni di estrazione ed inserimento dati
- attività di elaborazione file
L’implementazione dei sistemi RPA ha seguito un process flow costituito dalle seguenti 6 fasi:
- Preliminary Map – la Banca ha studiato tutti i processi di Back Office, con lo scopo di selezionare le mansioni ripetitive da automatizzare
- Detailed Map – una volta individuati i processi, la scelta si è focalizzata su quelli che apportavano maggior valore aggiunto e minor payback time; sempre in questa fase è stata simulata l’operatività giornaliera dell’utente Owner di processo (principale operatore) acquisendo tutti i dettagli necessari per istruire e programmare i bot
- As-Is & To-Be – dopo la mappa dettagliata è stato redatto il documento “as is”, approvato dall’Owner di processo: esso ha costituito il punto di partenza per la transizione dall’operatività manuale alla robotizzazione, riportata poi in un documento “to be”, che ha incluso anche diverse soluzioni di ottimizzazione dell’intero processo; a chiusura di questa fase di analisi è stato condiviso il piano di sviluppo all’interno di BPER Banca
- Environment Preparation – la fase di sviluppo è iniziata con la replica dell’ambiente di lavoro dell’utente Owner (sono stati replicati tutti i programmi e gli applicativi adoperati, assieme alle relative GUI, graphical user interface) all’interno del computer adibito al bot
- Development – attraverso l’utilizzo della piattaforma di Automation Anywhere (applicativo di sviluppo e gestione dei processi in RPA) abbiamo programmato i bot, cui ha seguito una fase di test che è durata circa 10 giorni per ciascun processo
- Deployment – nell’ultima fase abbiamo infine rilasciato il bot in produzione, verificando che le attività manuali previste fossero tutte robotizzate; qui l’utente ha dovuto solo controllare gli output del bot
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